外国人を雇用（採用）する時の流れ

日本にいる外国人を採用する場合

日本にいる外国人を採用したい場合、以下のような流れで手続を進めると受け入れがスムーズになります。

1在留資格の確認

外国人が既に日本に在留している場合、まず大事なことは在留資格の確認です。その外国人が日本で、合法的に就労を許されているのかどうか確認しましょう。具体的な方法としては、外国人が現在持っている在留資格で御社での雇用が可能なのかどうかをチェックします。
以下のような場合は、在留資格の変更なしに雇用を開始することはできませんのでご注意ください。

在留資格「留学」を持っている新卒の外国人を、在留資格の変更をせずに採用し雇用する場合。

この場合は、「留学」から就労可能な在留資格に在留資格変更許可申請を行いましょう。許可を受けられれば、雇用することが可能です。

外国人が持っている在留資格で、許可されている職務内容以外の職務で採用、雇用する場合。

この場合も現在保持している在留資格から、転職後に従事させる職務内容を行うことが出来る在留資格に変更する必要があります。

2労働契約の締結 (労働条件の相互確認）

雇用契約書を作成し、本人にも雇用条件等を詳しく説明しましょう。
そして、十分に納得してもらった上で、本人・会社の署名がされたものを労使双方で保管しておくことが重要です。
就労ビザが許可されるかどうかも分からないのに、雇用契約書を締結することに不安がある企業もいらっしゃるでしょう。
前もって雇用契約を締結し、入管局に許可の申請を提出したものの、就労ビザがおりず、その外国人を採用することができないというケースもあります。
しかし、就労ビザの申請を行うには、正式な労働契約の書の締結が必要なのです。
就労ビザが許可された後で、労働契約を取り交わすということはできません。
したがって、もし就労ビザの申請が不許可になった場合に備え、法的効力のある効果的な雇用契約書を取り交わしておくことが重要です。
例えば、「この雇用契約は、日本政府による、正当で就労可能な在留資格の許可および在留期間の更新を条件として発効する」といった文言を契約書に書いておくと良いと思います。

3就労ビザの申請

雇用契約を取り交わしたら、就労ビザに関する手続きを行います。

4受入準備

就労ビザ申請後、入管局による審査結果が出るまでに、留学生の在留資格変更の場合は約1か月程度かかります。

5雇用開始

海外にいる外国人を
呼び寄せて採用する場合

海外にいる外国人を呼び寄せて採用したい場合、以下のような流れで手続を進めると受け入れがスムーズになります。

1.就労ビザ取得が可能かどうか事前調査で確認する。

海外から外国人を呼び寄せるために必要な就労ビザを取得できるかどうかは、前述の日本在住の留学生や転職者を雇用する場合と同様、

①入社後にやってもらう職務内容が就労系の在留資格（就労ビザ）の範囲内の職務であること
②外国人本人の学歴や職歴が申請に必要な要件を満たしていること

の2点が第一の条件となります。

◆ 学歴で要件を満たす場合は、卒業証書（Diploma・ディプロマ）で事前に確認する。
海外から外国人の就労ビザを取得して、日本に呼び寄せるための手続きは在留資格認定証明書交付申請といい、日本の入管局に対して行います。
この申請には、外国人の学歴や職歴を証明する証明書類として、大学等の卒業証書や前職の在職証明書を提出しなければなりません。
入管局は、提出された証明書類に基づいて、本人が在留資格認定証明書（就労ビザ）を取得するために必要な要件を満たしているかどうか判断します。
したがって、企業が海外にいる外国人の採用を検討し、就労ビザを取得できるかどうか迷ったら、まず、本人に履歴書に加えて大学等の卒業証書（Diploma) のコピーの提出を求めましょう（学歴で就労ビザ取得要件を満たす場合）。
卒業証書には本人氏名や大学名、発行日などの情報の他に取得した学位（学士号、修士号など）や専攻科目が記載されているはずです。
それによって、多くの場合は就労ビザを取得するために必要な学歴に関する要件を満たしているのかどうか確認できます。
ただし、卒業証書の形式は発行する教育機関によって微妙に異なるので、実際に専攻した科目が具体的にわからないものもあります。
そのような場合は、卒業証書の他に成績証明書（Academic Transcript）や単位履修証明（Credit）などを提出してもらい、専攻科目を確実に確認しておくことが必要です。
実際に採用を決定し、入管局に就労ビザの申請をするときには、大学等の卒業証書に加え、必要に応じて、単位履修証明などを立証資料として提出します。
これらの書類を入管局へ提出する場合、基本的にはコピーの提出でOKなので、海外にいる外国人からメールで提出してもらうとスムーズです。
この専攻科目の事前確認は、とても重要なポイントなので採用内定前に必ず行っておくことをお勧めします。

◆ 職歴で要件を満たす場合は、在職証明書を提出する
「技術・人文知識・国際業務」をはじめ、「技能」や「企業内転勤」などの在留資格は学歴ではなく、職務経験によっても取得要件を満たすことができます。
この場合、在留資格によって、必要な経験年数は異なります。
さらに、同じ在留資格の中でも、職種ごとに必要な経験年数は異なってきます。「技術・人文知識・国際業務」のIT技術者や企画・財務などの総合職業務の場合、短期大学・日本国内の専門学校卒業以上の学歴がないのであれば、「同様の職種で10年以上の職務経験」が必要です。
たとえば、短大卒（情報工学系の専攻科目）以上の学歴を持たない外国人を日本に呼び寄せて、IT技術者として、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を取得させようとする場合、まず本人が提出する履歴書（Resume）で10年以上のIT技術者としての職務経験を持っているかどうか確認してください。
また、選考課程において、候補者が前職の勤務先から発行された、職務経験を証明できる在籍証明書（Certificate of employment)を持っている場合は提示を求め、それによって職務経験（職種や経験年数）を確認します。
ただし、発行される在籍証明書は、企業ごとに様式が異なります。
職種などの重要項目が記載されていない在籍証明書もあり、その場合は職務内容の確認ができません。
そのため、採用を内定した時点で、要件を満たした在職証明書を持っていない外国人の場合は、日本での就労ビザ申請に在職証明書の取得が必要であることを伝え、勤務していた会社に発行を依頼してもらう必要があります。
このように、学歴ではなく、職歴によって就労ビザを申請する場合は、前職の勤務先が発行した適切な形式の在籍・退職証明書を提出できなければ、就労ビザが許可されることはありませんので注意が必要です。
以下の流れは、「日本にいる外国人を採用する場合」の流れと同様です。